تیم کوچک اشکالی ندارد در اینجا بیان می شود که چگونه وظایف متعدد را می توان با بهره وری انجام داد
درخواست کردن از کارمندان برای بر عهده گرفتن مسئولیت های متعدد الزاما به معنای آشفته شدن اوضاع نخواهد بود. در اینجا خواهید دید که چگونه می توان شرکت را آرام، شاد و در عین حال بهره ور نگه داشت.
سوال: چگونه می توان به شکل گیری بهره وری درون سازمانی کمک کرد، به ویژه زمانیکه تیم کوچک بوده و تمام افراد نیز وظایف و مسئولیت هایی را بر عهده داشته باشند؟ Michelle N. و Nashua, N.H.
اگر ده نفر از کارآفرینان را در یک اتاق قرار دهید، خواهید دید که مانتراهای یکسانی بازگو می شود: فشار، تمرکز، انجام کارهای بیشتر با منابع کمتر و در نهایت داشتن پایداری بیشتر.
این کلمات بسیار الهام بخش به نظر می رسند اما نمی توانند تضمین کننده موفقیت باشند. دلیل این ادعا آماری است که نشان می دهد بیش از 50 درصد از استارتاپ ها در 5 سال اول با شکست مواجه می شوند.
داشتن بهره وری به معنای ایجاد زیرساختی می باشد که می تواند به کسب و کار شما در موقعیت های متعدد کمک کند. روی هم رفته شکست همیشه در نتیجه ایده بد یا تیم بد به وقوع نمی پیوندد. گاهی اوقات تا زمان وقوع اشتباه همه چیز درست پیش می رود: وب سایتی که دارای آمار بازدید و شهرت زیادی است و یا محصولی که به قدری با تقاضای بالا مواجه است که نیازهای مربوط به فهرست کالاها قابل برآورده شدن نیست. حتی من مطلبی در مورد یک رستوران خواندم مبنی بر اینکه پس از اینکه رتبه بهترین برگر را در امریکا کسب کرده است، با چنان جمعیت گسترده ای از مشتریان روبرو شده که مجبور به تعطیلی مغازه شده است.
این مثال ها را می توان در هر جا مشاهده کرد، اما علت اصلی مشترک است. هر کسب و کاری صرف نظر از اندازه و مرحله کاری اش، نیاز به سیستم هایی دارد که به تیم کاری امکان می دهد بدون وقفه و با سرعت به حرکت رو به جلو خود ادامه دهند.
در روزهای آغازین شرکت برندینگ خود، با نام Pen Name Consulting ما با چالش بزرگی روبرو شدیم. در عرض 3 ماه، ما قراردادهایی را با Equinox، Dollar Shave Club و Mocrosoft امضا کردیم. خبری که بسیار هیجان انگیز و در عین حال دلهره اور بود. ما تیم کوچکی بودیم و تنها دو کارمند تمام وقت داشتیم. با این وجود، سعی کردیم شرایط را به گونه ای مدیریت کنیم که بتوانیم قراردادهای طولانی مدتی را با دو مورد از مشتریان داشته باشیم.
چگونه؟ ما نظارت و توازن را از سطح کلان شروع کرده و به سطح خرد رساندیم. شاید به نظر برسد که کار بسیار دشواری است اما تنها با قدری برنامه ریزی بیشتر می توان تا حد زیادی پیشرفت کرد.
برای اینکه یک تیم کوچک بتواند بهره وری حداکثری داشته باشد، باید اصول 5 گانه زیر در نظر گرفته شود.
1-انتظاراتی را تعیین کنید.
زمانی که تیم خود را تشکیل می دهید، بسیار مهم است که افراد تازه استخدام شده دریابند که این شغل مستلزم کار کردن و کسب مهارت هایی خواهد بود که شاید خارج از تخصص معمول آن ها باشد. تیم هایی که در مسیر ماموریت بزرگ خود هماهنگ بوده و درک صحیحی از مسئولیت های جانبی داشته باشند، به موفقیت نزدیک تر خواهند بود.
2- از دیگران یاد بگیرید.
مردم از آنچه که شما تصور می کنید تمایل بیشتری برای خرج کردن پول دارند. فردی را بیابید که مسیر کاری شما را طی کرده است، یکی از مشکلات خود را برای او شرح دهید، و ببینید توصیه او به شما چیست. اگر بر مانع خاصی تمرکز کنید، احتمالا به پاسخ بسیار خاصی نیز دست خواهید یافت.
3- مدیران پروژه ها را تعیین کنید.
هر جنبه از کسب و کار شما باید یک مسئول داشته باشد، یعنی فردی که قطعات مختلف کار را از جدا شدن از هم باز می دارد. من برای خدمات مشتریان و کارکردهای داخلی مسئولان متفاوتی را تعیین می کنم که هر یک دیدگاه کلانی در مورد مسئولیت های خود داشته باشند. بر برنامه هایی مانند Asana و یا Slack برای ایجاد لایه اضافی برای دیده شدن شرکت خود تمرکز کنید.
4- بررسی های هفتگی
در هر یک از کسب وکارهای من، ما در ابتدا و آخر هر هفته دور هم جمع می شویم. دوشنبه ها، ما اهداف هر یک از اعضای تیم برای هفته پیش رو را در جلسه ای 30 دقیقه ای بررسی می کنیم. جمعه ها، ساعتی را اختصاص داده و این اهداف را بررسی می کنیم. اگر اهداف مورد نظر به دست نیامده بودند، در مورد چرایی آن گفتگو کرده و راه حلی پیدا می کنیم.
5- بررسی های روزانه
فرهنگ مبتنی بر جلسات متعدد می تواند مسئله ساز باشد، اما اگر این جلسات روزانه را تنها به 15 دقیقه کاهش دهید، احساس جلسه به اعضای تیم دست نخواهد داد. در عوض این جلسات به مکالمات سریعی تبدیل خواهند شد که بیشتر در مورد حمایت و توجه هستند تا راه حل های تاکتیکی. زمانیکه کارها سریع پیش بروند، بسیار مهم است که اطمینان یابید اعضای تیمتان به خوبی کار کرده و آگاه هستند که شما به آن ها توجه دارید.
به یاد داشته باشید که داشتن وظایف متعدد الزاما به معنای عدم بهره وری نمی باشد. اما نیازمند شفافیت، برنامه ریزی و سیستم های پشتیبانی می باشد. به عبارت دیگر، این کار کارکرد کسب و کار شما را ارتقا خواهد داد. در طولانی مدت نیز به شما نشان خواهد داد که کدام محل ها نیازمند حمایت بیشتری هستند و از این راه رشد شما امری پیوسته خواهد بود.
ممکن است از این مطالب خوشتان بیاید