شما بدون داشتن لیست انجام کار کارهای بیشتری انجام خواهید داد
در اساطیر یونانی، Tantalus از Olympus به جهت دزدیدن شربت و مائده بهشتی از خانه خدایان اخراج شده مجازات شد.
پس از مرگش او مجبور شد تا ابد در استخر آبی که زیر شاخه های یک درخت میوه قرار داشت، بایستد. اگر او می خواست به شاخه های درخت برسد، شاخه ها به بالا حرکت می کردند و از دسترس او خارج می شدند. اگر تلاش می کرد تا نوشیدنی بخورد، آب ها فروکش می کردند.
شاید مرا فردی دراماتیک بدانید اما لیست انجام کار باعث می شود که من احساسی همانند Tantalus داشته باشم. همین که به آیتم نهایی می رسید، کار جدیدی ایجاد می شود که انجام کارهای لیست را برای چند روز یا حتی چند هفته عقب می اندازد. چیزی که بسیار ناراحت کننده است. اما از دوران مدرسه به ما توصیه شده است که با داشتن یک لیست انجام کار و انجام کارها به ترتیب زمانی، از آشفتگی در کارها اجتناب کنیم.
لیست انجام کار به ما یاد داده است که مدیریت زمان به معنای اولویت بندی چیزی است که در برنامه ما وجود دارد. اما همچنان که Stephen Covey در 7 عادت افراد بسیار موثر بیان می کند، کار اصلی، برنامه ریزی برای اولیت ها می باشد.
چرا ما برای برنامه ریزی تلاش می کنیم.
به نظر منطقی می رسد که چنین فکر کنیم که اولویت ها از خود مراقبت خواهند کرد. روی هم رفته، اگر چیزی مهم باشد، ما باید آن را قبل از کارهای دیگر به انجام برسانیم. اما تحقیقات نشان می دهد که تنها 17 درصد از مردم، قادر به پیش بینی دقیق زمان مورد نیاز برای یک فعالیت هستند. بقیه افراد، آگاهانه درگیر اشتباه در برنامه ریزی یا سوگیری تاییدی می شوند به این معنا که تا حد زیادی زمان تقریبی مورد نیاز برای انجام یک کار، از اتمام یک سخنرانی گرفته تا رانندگی برای رسیدن به یک جلسه را کمتر در نظر می گیریم.
حتی Elon Musk که به جرات پرکارترین کارآفرین زمان حال می باشد، درگیر سوگیری تاییدی است. او چندین بار تاریخ افتتاح شرکت های جدید خود را تعیین کرده است. اما بارها این زمان را از دست داده است. او در ژوئن 2018 به واشنگتن پست گفت: فکر می کنم با زمان دچار مسئله هستم. من ذاتا فرد خوش بینی هستم اگر اینچنین نبودم اکنون چندین ماشین و شرکت نداشتم. من سعی می کنم تا جای ممکن کارها را تحت قاعده و اصول مشخصی درآورم.
استراتژی ها را حفظ کرده و لیست ها را کنار بگذارید.
در JotForm شرکتی که من 13 سال پیش تاسیس کردم، ما تقریبا هرگز زمان نهایی برای پروژه ها تعیین نمی کنیم. یک استارتاپ تکنولوژیکی که محدودیت زمانی دقیقی برایش تعیین نشده باشد، تا حدی ناهنجار به نظر می رسد اما ما کار خوب را ارزشمندتر از دستیابی به اهداف دلخواه خود می دانیم.
حذف فشار زمانی آزادی و انعطاف پذیری را که تیم ما برای آزمودن ایده های جدید، پیروی کردن از ایده های خلاقانه و یافتن راه حل هایی برای کار نیاز داشت را در اختیار آن ها قرار داده است. همچنان که رئیس جمهور پیشین ایالات متحده Dwight D. Eisenhower گفته است: آنچه که مهم است به ندرت ضروری است و آنچه که ضروری است به ندرت مهم است.
لیست ها و محدودیت های زمانی می توانند به ابزارهای تعویق بالقوه تبدیل شوند. تحقیقات نشان داده است که هر بار که لیست کارهای تمام شده را نگاه میکنیم اعتماد به نفس پیدا می کنیم. همچنانکه Ralph Ryback در روانشناسی امروز توضیح داده است: رضایت از تیک زدن به کارهای کوچک با آزاد شدن دوپامین در خون ارتباط دارد. هر بار که ذهن از این هورمون عصبی با ارزش دریافت می کند، از شما می خواهد که رفتار مرتبط با آن را تکرار کنید.
با میل به یک لحظه احساس خوب دیگر، ذهن ما را تحت فشار قرار می دهد تا به جای چیزی که واقعا مهم است یک کار سطح پایین تر را انجام دهیم تا دوپامین بیشتری به دست آوریم. با این حال پروژه هایی که از انجام آن ها اجتناب می کنیم غالبا تغییر دهنده واقعی بازی هستند. دستیابی به سرمایه گذاران، اتمام یک کنفرانس و یا برنامه ریزی استراتژیک و کارهای خلاقانه می تواند کسب و کار شما را به مرحله بعدی سوق دهد. به عنوان مثال پایان دادن به مطالعه ای در مورد فروشندگان، احتمالا تاثیر بسیار کمتری خواهد داشت.
فعالیت های معنادار نیز احتمال بیشتری دارد که ما را به حالت وضعیت جریان برساند، تجربه رضایت بخش فراموش کردن خود در یک پروژه یا مسئولیت. تجربه جریان داشتن در کار روزانه ( حتی زمانیکه دو روز مشابه یکدیگر باشند ) بخش مهمی از خلاقیت و خوشبختی است. قرار گرفتن در این شرایط می تواند نوآوری، شادی و تعهد شما را تقویت کند.
درحالیکه ممکن است داشتن لیست انجام کار قدری مبالغه آمیز باشد، اما تمام تکنیک های مدیریت زمان مضر نمی باشند. به تجربه فردی من، دستیابی به اهداف بزرگ در دو مرحله اتفاق می افتد: تعیین اولویت ها مهم و سپس کنترل ریتم طبیعی برای افزایش بهره وری کار.
1-به دنبال کار بزرگ روزانه خود باشید.
Pablo Oicasso می گوید: تنها انجام کارهایی را به فردا موکول کنید که تمایل دارید تا قبل از مرگتان انجام نشده باقی بمانند.
من قصد دارم دوباره لیست انجام کارهای روزانه را انجام دهم، تنها به این دلیل ساده که یک ابزار سازماندهی است که همه جا در دسترس می باشد. داشتن لیست فی نفسه مشکلی ندارد، اما اغلب لیست انجام کارها شامل لیست متعددی از کارهای لازم الاجرا است. برای مثال خالی بودن صندوق ورودی ایمیل، سفارش کتاب توسعه محصول، معین کردن استراتژی برنامه بازاریابی Q2، نهایی کردن ناهار با Linda، انتخاب نرم افزار مالیاتی.
توسعه یک برنامه بازاریابی خلاقانه احتمالا مهمترین فعالیت موجود در لیست است. تمام کارهای دیگر دارای جایگاه خود هستند اما کسب وکار شما را به جلو نخواهند برد. همانطور که Covey می گوید آن ها سنگ ریزه هستند نه صخره بزرگ.
Gray Keller در کتاب خود می نویسد: صرف ساعت ها زمان برای چک کردن لیست کارهای روزانه و به پایان رساندن روز با یک سطل آشغال پر و یک میز کار تمیز چندان فضیلتی به حساب نمی آیند و ربطی با موفقیت ندارند. به جای داشتن لیست کارهای روزانه شما نیاز به لیست موفقیت دارید. لیستی که هدفمندانه در مورد نتایج خارق العاده نوشته شده باشند.
به جای انباشتن کارها بر روی هم، من استراتژی شکار را توصیه می کنم.
چرا از این اسم استفاده می کنم؟ مدت ها قبل از اینکه ما انسان ها فریزرهای پری داشته باشیم، مشغول شکار و گردآوری غذاها بودیم. اگر شکارچی غذای کافی به دست نمی آورد، قبیله متحمل رنج می شد. شکست در شکار به معنای شکست در خوردن بود و اجداد ما نیز با جلسه، کتاب و اعلان های Slack حواس پرت نمی شدند.
ذهنیت شکار و گردآوری می تواند در جهان امروز نیز قدرتمند باشد. اگر می خواهید آن را امتحان کنید، مجموعه ای از برگه های یادداشت Post-It را خریده و آن را روی میز خود قرار دهید. هنگامیکه زمان کار کردن فرا می رسد، یک برگه یاداشت را برداشته و یک هدف تاثیرگذار را که می خواهید در آن روز به دست آورید را یادداشت کنید.
آن را در جای مناسبی چسبانده و شروع به کار کنید. اگر حواس پرتی ها و دیگر منابع مزاحم شما را به خود فراخواندند، به یادداشت خود نگاه کنید و آن ها را فراموش کنید. پس از چند هفته، از خود بپرسید آیا احساس می کنید که کارهای بیشتری را به انجام رسانده اید؟ آیا نتایج کار خود را می بینید؟ آیا پیشرفت بیشتری داشته اید؟ اگر چنین بوده است، به شکار خود ادامه دهید.
2- ساعات پیک فردی خود را تحت کنترل خود درآورید.
Oprah Winfrey می گوید: اشتیاق همان انرژی است. قدرت ناشی از تمرکز بر آنچه که شما را هیجان زده می کند را احساس کنید.
کار تاثیرگذاری که ما انتخاب می کنیم، اغلب کاری است که کمترین تمایل را به انجام آن داریم. دلایل زیادی برای اجتناب ما از این اولویت ها وجود دارد، از احساس ترس گرفته تا احساس عدم آمادگی، تا مورد جدی تر سندرم ایمپاستر. برای اداره یک کسب و کار موفق، ما مجبوریم تا در قسمت عمیق پایانی شنا کنیم. آغاز کار معمولا دشوارترین بخش است، بنابراین زمانیکه کار را شروع کنید، تفاوت قابل ملاحظه ای در نتیجه کار به دست خواهید آورد.
زمانیکه در طول ساعات پیک خود مشغول پروژه های اصلی هستیم، عموما احساس خستگی کمتری می کنیم. حتی ممکن است انرژی بیشتری نیز داشته باشیم و بخواهیم آن کار را سریعتر تمام کنیم. تحقیقات پیشنهاد می کنند که زمان بندی یک پروژه، می تواند نزدیک به 20 درصد از تفاوت های عملکرد شناختی را تشکیل دهد. برای مثال، اگر شما طبیعتا فرد سحرخیزی هستید، احتمالا در پروژه ای که از 8 صبح تا 3 بعد از ظهر باشد، هوشمندانه تر و سریعتر کار خواهید کرد. درست است که احتمالا 20 درصد چندان زیاد به نظر نمی رسد، اما در طول یک ماه یا یک سال تفاوت قابل توجهی را ایجاد خواهد کرد.
نویسنده معروف Daniel Pink بیان می کند که 75 درصد از افراد روز کاری خود را در سه مرحله متفاوت تجربه می کنند: دوره پیک، دوره سکون و دوره ریکاوری. 25 درصد دیگر این دوره های انرژیتیک را به این صورت تجربه می کنند: ریکاوری، سکون، پیک. Pink در کتاب خود با عنوان When: The scientific secrets of perfect timing می نویسد: من بر این باور بوده ام که زمان بندی همه چیز است. اما اکنون بر این باور هستم که همه چیز زمان بندی است.
آگاهی از ساعات پیک خود با دنبال کردن حالات فردی آغاز می شود. سطوح انرژی خود در طول روز را ثبت کنید. بنویسید که چگونه تمرکز، خلاقیت و علاقه شما در طول روز تغییر می کند سپس به دنبال الگوهایی در طول هفته باشید.
زمانیکه اوقات پیک خود را شناسایی کردید، هر طور شده از آن ها محافظت کنید. از این ساعات ارزشمند برای انجام کارهای ضروری خود استفاده کنید. به زودی قادر به چیدن بهترین میوه هایی خواهید بود که بر بالای بلندترین شاخه ها قرار دارند.
ممکن است از این مطالب خوشتان بیاید