بهترین طول متن رپرتاژ آگهی
طول متن یک بیانیه ی (اطلاعیه) مطبوعاتی، نقشی حیاتی را در جلب توجه یک خبرنگار ایفا می نماید. به همین دلیل، شما نیاز دارید تا میزان طول متن مناسبی که برای یک بیانیه ی مطبوعاتی لازم است را بدانید؛ اکثر افراد ازاین موضوع آگاه هستند که نوشتن مطلبی بطور مختصر و موجز، معادل نوشتن آن مطلب بصورت کارآمد و مؤثر می باشد. بنابراین چگونه باید این موضوع را در هنگام نوشتن یک بیانیه مطبوعاتی رعایت نماییم؟
« اطمینان حاصل نمایید که بیانیه ی مطبوعاتی از لحاظ دستور زبان صحیح و عاری از هرگونه خطا باشد و دارای پاراگراف های طولانی نباشد؛ اولین پاراگراف باید دربرگیرنده ی حقایق مهمی باشد که پاسخده نده ی سوالاتی از قبیل چه کسی، چطور، چه هنگام، کجا و چرا می باشند. همچنین چنانچه یک بیانیه مطبوعاتی خیلی طولانی باشد، دراینصورت گاهی اوقات خوانده نخواهد شد.» Debra Dixon Anderson مؤسس و مدیرعامل شرکت مطبوعاتی، بازاریابی و مشاورهای Light of gold (نورطلا) با مسئولیت محدود.
چگونگی ایجاد یک بیانیه مبوعاتی مختصر و موجز
بطور میانگین افراد مدت زمانی بین 5 تا 10 ثانیه را برای خواندن یک بیانیه ی مطبوعاتی، قبل از تصمیمگیری پیرامون ارزش وقت گذاشتن برای آن، صرف می نمایند. بنابراین شما باید بر نظرات و تفکرات خبرنگاران دررابطه با بیانیه ی مطبوعاتی آگاه و مسلط باشید تا بتوانید از مرتکب شدن یک خطای خبری (گاف) جلوگیری نمایید. هرگاه شما شروع به نوشتن یک بیانیه ی مطبوعاتی می نمایید، نکات زیر شما را در ساختن بیانیه ی مطبوعاتی با مدت زمان عالی و بدون نقص یاری خواهد نمود :
1) تمرکز نمودن بر روی هدف
پیش از اینکه حتی شروع به نوشتن نمایید، باید اهدافی را که این بیانیه ی مطبوعاتی بدنبال تحقق و دستیابی به آنها است را مشخص و طرحریزی نمایید. درک نمودن هدف بیانیه ی مطبوعاتی شما، به شما در پایبندی به نکات اصلی کمک خواهد نمود. در واقع این موضوع، دستیابی به طول متن مناسب برای بیانیه ی مطبوعاتی را آسانتر خواهد نمود که دلیل آن خارج نشدن از موضوع و متعاقب آن هدرندادن زمان خواهد بود.
2) ایجاد درک همسو با خواننده مطلبتان
نوشته تان را براساس یک درک همسو با خواننده ی مطلبتان بنا نمایید بطوری که شما آنچه که آنها مایل به خواندن آن هستند را بنویسید. این موضوع بدین معنی است که شما نه تنها بر روی خوانندگان مطالبتان و اینکه آنها چه کسانی هستند، شناخت دارید بلکه همچنین به اینکه چه مطلبی برای آنها اهمیت دارد نیز واقف هستید. این اطلاعات به شما در درک اینکه نوشته ی شما چه اطلاعاتی را باید در برداشته باشد، کمک خواهد نمود.
مشتریان بطور روزافزون، درحال ایجاد و توسعه ی حس وفاداری به برند (نام تجاری) شرکت ها و کمپانی ها می باشند که برهمین اساس، ارزش های آنها به اشتراک گذاشته می شود. به همین دلیل، ایجاد یک بیانیه ی مطبوعاتی که طیف خوانندگان هدفگذاریش دهی شما را با آن مرتبط و همسو بسازد، یکی از بهترین شیوه ها برای جلب توجه آنان بشمار میرود.
3) پرهیز از بارگذاری بیش از حد اطلاعات
بیانیه ی مطبوعاتی را بعنوان مکانی برای اشتراک گذاری کل تاریخچه ی شرکتتان درنظر نگیرید؛ بلکه آنرا ساده نگه داشته و به جزئیات مرتبط با داستان پرداخته و پایبند باشید. خبرنگاران قصد ندارند که درون داستان شما را برای جزئیات مهم کاوش نمایند. چنانچه شما بتوانید به آنها آنچه که مدنظرشان می باشد را ارائه نمایید، دراینصورت از شانس بالایی برای جلب توجه و نظرات آنها برخوردار خواهید بود.
4) با قلاب رهبری نمودن
یک اطلاعیه ی مطبوعاتی مکانی برای داستان های جالب و نفسگیر نیست؛ مهمترین بخش داستانتان (قلابتان) را در سرتیتر بیان نمایید. اطلاعات جالب را در ابتدای شروع مطلب طوری برجسته نمایید که خبرنگاران تشخیص دهند که داستان شما ارزش خواندن را دارد.
5) برنامه ریزی برای غلطیابی (تصحیح کردن)
درطول فرآیند نوشتن، زمانی را برای غلطیابی و اصلاح اختصاص دهید. ممکن است این حالت راه آسانتری برایتان باشد که ابتدا بدون تمرکز نمودن بر تعداد لغات به نوشتن بپردازید و سپس به اصلاح و ویرایش بیانیه ی مطبوعاتیتان اقدام نمایید. این مورد به شما در حذف مطالب سطحی و کم اهمیت، پرهیز از لغزش کلام و مبالغه نمایی و عدم بکارگیری اصطلاحات نامأنوس کمک خواهد نمود؛ و بدین ترتیب از طریق ویرایش نمودن، شما به طول متن ایده آل یک بیانیه ی مطبوعاتی خواهید رسید.
6) ایجاد انتقال های آهسته و روان
در حین غلطیابی و تصحیح، اطمینان حاصل نمایید که جریان روانی از اطلاعات از یک پاراگراف به پاراگرافی دیگر برقرار باشد. سعی کنید هیچگونه اطلاعات تکراری وجود نداشته باشد.
7) هدفگذاری برای موفقیت بلندمدت
به یاد داشته باشید که شما قصد دارید که دراین موقعیت به مدت طولانی باقی بمانید. چنانچه شما بیانیه ی مطبوعاتی عالی بنویسید اما توجهات چندانی را به خود جلب ننماید، دراینصورت مطلب بعدی را طولانیتر ننویسید. شما می توانید عناصر بیانیه ی مطبوعاتیتان را بصورت دقیق اصلاح و تنظیم نمایید و نوشته ی خود را بهبود ببخشید.
هنگامیکه به موضوع طول متن یک بیانیه ی مطبوعاتی می رسیم، باید همیشه آنرا به حالت کوتاه و شیرین برای خواننده حفظ نماییم. بدین ترتیب چنانچه خبرنگاران بتوانند برروی شما در رهبری و هدایت نمودن آنها به سمت مهمترین اطلاعات، حساب باز نموده و اعتماد نمایند، دراینصورت شما تأثیر خوبی برروی آنها خواهید گذاشت.
ساختن یک راهبرد بلندمدت ازطریق بیانیه ی مطبوعاتیتان حائز اهمیت می باشد. شما برای یاری جستن در این زمینه می توانید به آژانس های (نمایندگی) روابط عمومی نظیر Pressfarm مراجعه نمایید.
اکنون که درباره ی نکاتی که باید مدنظر قرار گیرند بحث نمودیم، وقت آن فرارسیده که درباره طول متن یک بیانیه ی مطبوعاتی صحبت نماییم.
بنابراین طول متن بیانیه ی مطبوعاتی ما چقدر باید باشد؟
یک بیانیه ی مطبوعاتی خوب طولی به اندازه ی یک برگه ی A4 داشته و بطور متوسط حاوی 300 تا 400 کلمه می باشد. شما باید برای تعداد 3 تا 4 پاراگراف هدفگذاری نمایید. هر پاراگراف باید فقط بین 3 تا 4 جمله را دربربگیرد. به همین ترتیب جملات شما نیز باید طولی برابر با 20 تا 25 کلمه داشته باشند.
اکنون درباره ی عناصر و اِلمان های بیانیه ی مطبوعاتیتان بحث خواهیم نمود. آدرس دهی و اشاره نمودن به هر عنصر بصورت جداگانه، ما را در دستیابی به بهترین طول متن برای یک بیانیه ی مطبوعاتی یاری خواهد نمود.
i) سرتیترها
سرتیترهای شما باید طولی حداکثر برابر با 10 کلمه داشته باشند. دراین 10 کلمه شما باید نکات اصلی مدنظرتان را نیز پوشش دهید تا خواننده برای خواندن بقیه ی مطالب بیانیه ی مطبوعاتی ترغیب شود. همچنین ذکر کردن شرکتی که درباره ی آن بحث می نمایید نیز دراینجا مهم می باشد. بدین ترتیب بِرند (نام تجاری) شما به سرعت برجسته خواهد گردید.
ii) عنوان فرعی
عنوان فرعی از طریق ارائه نمودن اطلاعات بیشتر براساس سرتیتر ساخته می شود. عنوان فرعی با تعداد 20 کلمه یا کمتر ایده آل می باشد. با توجه نمودن به این نکته، اطمینان حاصل نمایید که مهمترین عناصر سرتیترتان را توضیح داده باشید. این مورد به خواننده اطلاعات کافی را ارائه می نماید بطوریکه آنها ایدهای پیرامون اینکه بیانیه ی مطبوعاتی درباره چه چیزی می باشد را خواهند داشت.
iii) جمله ی آغازین
جمله ی آغازین شما باید داستان را در قالب 15 تا 20 کلمه خلاصه سازی نماید. سعی کنید تا جای ممکن هر تعداد از عبارات 5Ws را در خط آغازین بگنجانید. این عبارات شامل «چرا»، «چطور»، «کجا»، «چه هنگام» و «چه کسی» می باشند؛ چنانچه شما نمی توانید تمامی این عناصر را در یک جمله بگنجانید، دراینصورت اطمینان حاصل نمایید که این عناصر در پاراگراف آغازین پوشش داده شوند.
یک خط آغازین عالی باید مشابه خطوط آغازین در داستان های اخبار باشد. بسیاری از خبرنگاران مهمترین اطلاعات را در این محل جستجو می نمایند. برای نوشتن یک خط آغازین عالی، تصور نمایید که این داستان برروی تلویزیون یا رادیو پخش می گردد. گوینده (ارائه کننده ی مطلب) برای معرفی داستان شما چه باید بگوید؟ از مدل ارائه ی سی ثانیه ای بعنوان جمله ی آغازین شما استفاده نمایید و در اینصورت شما در مسیر صحیح برای انتخاب طول متن عالی برای یک بیانیه ی مطبوعاتی قرار خواهید گرفت.
iv) پاراگراف آغازین
«پاراگراف معرفی شما بسیار حیاتی می باشد - 90درصد از زمانتان را برای دستیابی به حالت مناسب آن صرف نمایید. این پاراگراف باید داستان کلی شما را در کمتر از 25 کلمه بیان نماید. سعی کنید این بخش را بصورت قوی ایجاد نمایید اما از اغراق نمایی و گزافگویی پرهیز کنید؛ زیرا این عامل بزرگی در منصرف نمودن یک گزارشگر (خبرنگار) می باشد.» - Alistair، بنیانگذار کلاس روابط عمومی
کل پاراگراف آغازین شما باید به پاسخگویی به 5Ws اختصاص داده شود. طول متن ایده آل برای یک پاراگراف آغازین برابر با 3 جمله می باشد. از اغوا نمودن و فریب دادن برای فراهم آوردن اطلاعات پس زمینه ای شرکت و بنیانگذاران آن در اینجا خودداری نمایید. این موضوع می تواند در تکرار واضحات در انتهای بیانیه شامل گردد.
در جستجوی شما بدنبال بهترین طول متن یک بیانیه ی مطبوعاتی، صرفاً تمرکز نمودن برروی 3 عنصر اول کافی نمی باشد؛ بنابراین قدم بعدی چه می باشد؟
v) بدنه ی اصلی
هدف اصلی بدنه، شکستن و تقسیم نمودن بقیه ی اطلاعات شما بصورت قطعات قابل درک می باشد. اطمینان حاصل نمایید که فضای سفید (خالی) کافی در متن شما وجود داشته باشد بطوریکه خوانندگان احساس گیج شدن و آشفتگی ننمایند. پایبند بودن و پیروی نمودن از قاعده ی ذکر شده ی 3 تا 4 جمله درهر پاراگراف، مارا در این مورد یاری خواهد نمود.
حداقل یک نقل قول را در بدنه ی اصلی بگنجانید. این مورد در کنار اینکه به داستان شما اعتبار میبخشد، به برند (نام تجاری) شما نیز شخصیت می دهد. درحالت ایده آل شما باید برای یک نقل قول و حداکثر دو نقل قول در متنتان هدفگذاری نمایید.
ازطریق سرتیترهای فرعی یا فهرست تیتروار می توانید اطلاعات پیچیده را به قطعات کوچکتر شکسته و تقسیم نمایید. این مورد بخصوص درهنگام بحث درباره مورد فنی یا برجسته سازی آماری، مفید می باشد.
ضمناً به یاد داشته باشید که اطلاعات آماری می تواند به آسانی احساس گیج شدن و آشفتگی ایجاد نماید. چنانچه ضروری است که اطلاعات زیادی را ارائه نمایید، دراینصورت می توانید اطلاعات آماری کلیدی را برجسته نموده و لینک ارتباطی آنرا به بقیه ی موارد فراهم نمایید.
vi) پاراگراف پایانی
سعی در مختصر و موجز بودن در تمامی طول مسیر تا انتهای بیانیه ی مطبوعاتیتان حائز اهمیت می باشد. درحالت ایده آل، پاراگراف پایانی شما باید اطلاعاتتان را درقالب 3 تا 4 جمله خلاصه سازی نماید.
vii) تکرار واضحات
بخش تکرار واضحات باید شامل اطلاعات مقتضی و مرتبط با شرکت (کمپانی) شما باشد بنابراین درباره ی آنچه که انجام می دهید صحبت نمایید. سابقه ی بنیانگذاران و پس زمینه ی آنها را برجسته نمایید و هر جایزه ای که شرکت شما برنده شده است را ذکر کنید.
اینجا بهترین محل برای ارائه ی اطلاعاتی است که فکر می کنید به شما اعتبار بیشتری خواهد بخشید. اما به یاد داشته باشید که زیاده روی نکنید و پیروی از قاعده ی 3 تا 4 جمله را مطابق بخش های قبلی فراموش ننمایید.
viii) اطلاعات تماس
دراین نقطه شما ممکن است دچار وسوسه شوید که تمامی راه های ارتباطی شبکه های اجتماعیتان و آدرس های ایمیل را ذکر نمایید اما چنین کاری را انجام ندهید. درعوض فردی را به عنوان نماینده ی مطبوعاتیتان برگزینید و شماره ی تماس و آدرس ایمیل آن فرد را ارائه نمایید. به همین ترتیب فقط 3 تا از فعالترین بسترهای شبکه های اجتماعی خود را ارائه نمایید.
اکنون شما می دانید که برای چه چیزی باید هدفگذاری نمایید. اما چنانچه نتوانید به بهترین طول متن برای بیانیه ی مطبوعاتی دست پیدا کنید، چگونه اطلاعاتتان را اصلاح و تنظیم می نمایید؟
چگونه بیانیه ی مطبوعاتیتان را تنظیم می نمایید؟
درحالتی که بیانیه ی مطبوعاتی شما همچنان طولانی می باشد، نااُمید نشوید؛ گاهی اوقات تلفیق نمودن تعداد متنوعی از ابزارهای ارتباطی می تواند مشکل شما را حل نماید.
شما می توانید یک بیانیه ی مطبوعاتی را با میزبانی از اطلاعات اضافی در جایی دیگر، کوتاه نمایید. یک پُست برروی وبلاگ بنویسید و یا یک اتاق اخبار بر روی وبسایتتان ایجاد نمایید. یک لینک ارتباطی به هریک ازاین منابع در بیانیه ی مطبوعاتیتان، برای افرادی که مایلند جزئیات بیشتری را بدانند، قرار دهید.
در برخی موارد، تصاویر می توانند مؤثرتر از کلمات باشند. شما می توانید تصویر یا عکسی را در بیانیه ی مطبوعاتیتان قرار دهید یا یک اطلاعات تصویری (اطلاعات نگاشت) حمایت کننده را ایجاد نمایید. تصاویر دارای مزیت اضافی ساده سازی اطلاعات پیچیده می باشند و به خوانندگان در به خاطر سپردن پیامتان کمک می نمایند.
نوشتن یک بیانیه ی مطبوعاتی لزوماً یک فرآیند دشوار و اضطراب آور نمی باشد. با بکارگیری این نکات، شما می توانید به خبرنگاران آنچه را که مایل هستند بدانند بگویید، بدون آنکه آنها را در نیمهی راه از دست دهید.
آیا مایل هستید که فرآیند نوشتن را پشت سر بگذارید؟ بسته ی آماده شده ی ما را بررسی نموده و اجازه دهید که شرکت Pressfarm نگران ساخت یک بیانیه ی مطبوعاتی برنده برای برند (نام تجاری) شما باشد.
ممکن است از این مطالب خوشتان بیاید