ایمیل یک فرایند است نه یک کار تحمیلی
صندوق ورودی صفر، مشکل پست الکترونیکی شما را حل نخواهد کرد
مشکل پست الکترونیکی شما، تا چه اندازه بزرگ است؟
آمارها بر اساس مطالعاتی که شما به آن نگاه می کنید و اینکه کدام نوع خاص از کارمندان مورد تمرکز این مطالعه باشد، متفاوت است. اگر چه بنا به مطالعه ای که از سوی موسسه Mc Kinsey Global انجام شده است، شما به طور میانگین بیش از یک چهارم از زمان خود در دفتر کار خود را صرف پست الکترونیکی می کنید. این میزان تقریبا برابر با 13 ساعت در هفته می شود، یا حدود 650 ساعت در سال.
علاوه بر این، همان مطالعه نشان می دهد که هربار که شما ایمیلی را می خوانید یا ارسال می کنید، 90 ثانیه زمان نیاز است تا به کاری که پیش از آن مشغول به آن بودید بازگردید.
در سال 2007، Merlin Mann صندوق ورودی صفر را به عنوان روشی بهتر برای مدیریت اختلالات ایمیل معرفی کرد. این ایده با استفاده از قوانین پردازشی دقیق، بیان می کند که اگر شما این قوانین را برای هر ایمیل در صندوق ورودی خود اعمال کنید، در پایان روز کاری، صندوق ورودی شما صفر خواهد بود، به همین جهت است که این قانون صندوق ورودی صفر نامیده شده است.
با این که این رویکرد همچنان طرفداران دو آتشه خود را دارد، اما برای کارآفرینان پر مشغله چندان ایده آل نمی باشد. یک روانشناس رفتاری Dan Ariely آن را تعویق ساختاری می نامد. وی بر این باور است که صندوق ورودی صفر، شاخص بیهوده ای می باشد. چرا که ممکن است باعث شود که شما احساس خوبی داشته باشید، اما در نهایت هیچ معنایی ندارد. این گونه توجه به جزئیات می تواند برای کارآفرینان پر مشغله نیز غیر واقع گرایانه باشد.
بنابراین اگر صندوق ورودی صفر بهترین رویکرد در مشکلات مربوط به پست الکترونیکی نیست، پس آن چیست؟ رویکردی که معنادارتر و دقیق تر می باشد مستلزم دو تغییر در ساختار فکری می باشد، که در کنار آن توصیه های مدیریتی عملی نیز مورد نیاز می باشد.
تغییر اول: هیچ نوع مشکلی در پست الکترونیکی وجود ندارد. این تنها یک فرایند است.
اندیشیدن در مورد پست الکترونیکی به عنوان چیزی که شما باید به آن اهمیت بدهید را متوقف کنید. این یک وظیفه نیست، بلکه یک فرایندی است که هرگز پایان نمی یابد.
ظاهر صندوق ورودی صفر نسبتا بصری می باشد. افرادی که احتمالا نمی توانند در اتاق شلوغ تمرکز داشته باشند، احتمالا به سوی این رویکرد کشیده خواهند شد چرا که ظاهری بصری دارد. با این حال صندوق ورودی صفر ساختاری بی معنا می باشد که در واقع هیچ معنای درونی را با خود به همراه ندارد.
در عوض در پی تغییر دادن پارادایم ذهنی خود نسبت به ایمیل از مجموعه ای از چیزها به سمت عمل یا یک فرایند باشید. به دیگر وظایفی که هرگز پایان نمی یابند بیندیشید، مانند شستن دندان ها. شما می دانید که این وظیفه چیزی است که هیچ وقت برای همیشه تمام نخواهد شد. بلکه در قالب حالتی تکراری، همواره تکرار خواهد شد.
چنین چیزی در مورد ایمیل نیز صادق است. زمانیکه شما این تغییر ذهنی را داشته باشید، با پر شدن صندوق ورودی خود احساس شکست نخواهید داشت. بلکه در قالب سیگنالی از یک فرایند به آن نگاه خواهید کرد که همواره ادامه دار خواهد بود.
تغییر دوم: ایمیل ها انتخاب هایی هستند که شما می توانید داشته باشید نه اجبارهایی که مجبور به انجام آن ها باشید.
تغییر دیگر در ذهنیت شما که می تواند به مدیریت موثرتر ایمیل کمک کند متوقف نمودن در نظر گرفتن پیام ها به عنوان یک اجبار می باشد. هیچ چیزی نمی گوید که شما باید در همین لحظه و در قالب چندین پاراگراف به هر ایمیل دریافت شده پاسخ بدهید. شما می توانید انتخاب کنید که کدام ایمیل مهم است و کدامیک می تواند با تاخیر همراه باشد.
شما می توانید کنترل دوباره خود بر صندوق ورودی را با کسب مجدد احساس عاملیت به دست بیاورید. شما در این صورت اوضاع را تحت کنترل دارید. زمانیکه احساس اجبار نسبت به هر پیام را در خود متوقف نمودید، احساس خواهید کردید که از خواندن و پاسخ دادن به هر پیامی که به صندوق ورودی تان وارد می شود احساس رضایت دارید.
استراتژی های مدیریت پست الکترونیکی واقع بینانه و عملی را اتخاذ کنید.
ایده داشتن صندوق ورودی سفید، به این معنا نیست که شما در صدر پست الکترونیکی خود قرار دارید و برای یک کارفرین نیز واقع بینانه نمی باشد. برخی از استراتژی های مربوط به صندوق ورودی صفر، می توانند برای شما مفید باشند. و دیگر استراتژی ها ممکن است نسبت به شیوه ای که شما مشغول به کار با آن هستید، کاراتر باشد.
اگر گمان می کنید که استراتژی های زیر برای شما کارساز هستند، آن ها را امتحان کنید. آنچه که مفید است را نگه داشته و بقیه را رها کنید.
اوقات خاصی را در طول روز برای پردازش ایمیل ها صرف کنید:
تمام اعلان های پست الکترونیکی را خاموش کنید. سپس خود را ملزم کنید که تنها در اوقات خاصی از روز به ایمیل ها بپردازید. برای مثال، نخستین چیز در صبح هر روز پس از صبحانه و یا 30 دقیقه قبل از اینکه تصمیم به توقف کار روزانه خود دارید.
هر ایمیل را یکبار مورد توجه قرار دهید:
اگر می بینید که به طور متناوب به دنبال ایمیل های جدید یا باز کردن دوباره ایمیل های قدیمی هستید، این استراتژی برای شما مفید است. ببینید که چه کاری باید انجام دهید و آن کار را بلافاصله انجام دهید.
از علائم و قوانین به صورت عاقلانه استفاده کنید:
اتوماتیک سازی پردازش ایمیل ها، بسیار عالی به نظر می رسد، اما باید به صورت صحیحی از آن استفاده شود. اگر شما قوانین خود را به درستی وضع نکنید، پیام های مهم خود را از دست خواهید داد. اجزاه ندهید که ایمیل های مهم نادیده گرفته شوند و در عین حال قوانین دشواری نیز وضع نکنید. مدیریت سیستم های پیچیده دشوار و ناپایدار خواهد بود.
بر جستجو متمرکز شوید نه بایگانی پیام ها:
ساختارهای مبتنی بر فایل بندی های تو در تو، از کنترل شما خارج خواهند شد. تنها تعداد معدودی پوشه ایجاد کنید و برای یافتن ایمیل های قدیمی تر از جستجو استفاده کنید.
پیام های پست الکترونیکی خود را ارتقا دهید:
به مخاطبین خود با ارتقای ایمیل خود، آموزش دهید که بهتر بنویسند. پیام های خود را کوتاه و خلاصه بنویسید. از فرمت هایی مانند پر رنگ نوشتن یا ایتالیک کردن برای افزایش قابلیت خواندن نوشته خود استفاده کنید.
ممکن است از این مطالب خوشتان بیاید